Datenschutzerklärung für elektronische Bewerbungen bei der DEG

Der Internetauftritt der DEG bietet Ihnen die Möglichkeit, sich auf Stellenangebote der DEG elektronisch zu bewerben. Aufgrund einer von Ihnen eingeleiteten Online-Bewerbung verarbeitet die DEG personenbezogene Daten von Ihnen, die Sie der DEG für die Zwecke der Bewerbung elektronisch zur Verfügung stellen. Dabei ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten während des gesamten Bewerbungsprozesses für die DEG ein wichtiges Anliegen. Die DEG wird alle personenbezogenen Daten gemäß den geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen streng vertraulich und ausschließlich für die Zwecke der elektronischen Bewerbung behandeln. Im Rahmen unserer Grundsätze einer fairen und transparenten Datenverarbeitung möchten wir Sie entsprechend unserer Informationspflichten nach Art. 12, 13, 14 und 21 DSGVO über die näheren Umstände der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns unterrichten.
Im Übrigen gilt, soweit nicht nachstehend abweichend geregelt, die allgemeine Datenschutzerklärung für die Webseite der DEG, die Sie hier abrufen können: Allgemeine Datenschutzerklärung
 

A. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Ihre Daten werden datenschutzrechtlich verantwortlich verarbeitet durch die:
DEG - Deutsche Investitions- und Entwicklungsgesellschaft mbH
Kämmergasse 22
D-50676 Köln
Telefon: + 49 221 4986-0
Telefax: + 49 221 4986-1290
Im Folgenden nur: DEG

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

DEG - Deutsche Investitions- und Entwicklungsgesellschaft mbH
z.Hd. des Datenschutzbeauftragten
Kämmergasse 22
D-50676 Köln
datenschutz@deginvest.de
 

B. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

 I.          Durchführung des Bewerbungsverfahrens

Zweck unserer Datenverarbeitung ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzgl. der Position, um die Sie sich bei uns beworben haben, sowie die dazugehörige Eignungsprüfung und Prüfung der Arbeitsberechtigung.

Die zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten werden auch nach Abschluss des Arbeitsvertrages für Zwecke der Durchführung und ggf. der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet. Alle Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erhalten Sie in einer separaten Datenschutzerklärung.
Im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens erheben wir dazu folgende personenbezogenen Daten von Ihnen:

• Anrede,
• Name und Vorname,
• Kontakt- und Adressdaten,
• Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsbestätigungen und sonstige im Rahmen der Bewerbung hochgeladene Dokumente,
• Eignungstests, sofern sie zum Verfahren der Position gehören, um die Sie sich beworben haben,
• Geburtsdatum,
• Schwerbehinderung,
• Kündigungsfrist bei Arbeitgeber,
• Gehaltsvorstellungen,
• Im Rahmen des Bewerbungsgesprächs zur Verfügung gestellte Daten.

In den Bewerbungsunterlagen können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sein. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nach Art. 9 DSGVO personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, die politische Meinung, religiöse (z.B. Angaben zur Religionszugehörigkeit/Konfession) oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung (z.B. Fotos), Gesundheitsdaten (z.B. Angaben zum Grad der Schwerbehinderung) oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Wenn Ihr Lebenslauf besondere Kategorien personenbezogener Daten enthält, erheben wir diese nicht absichtlich. Wir bitten Sie ausdrücklich, uns solche Daten nicht zuzusenden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO; Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses. Wenn Sie uns als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen freiwillig und entgegen unserer ausdrücklichen Bitte besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zukommen lassen (z.B. Angaben zu Ihrer Religionszugehörigkeit/Konfession), speichern wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2 BDSG. Dies gilt auch, wenn Sie uns im weiteren Laufe des Bewerbungsverfahrens weitere besondere personenbezogene Daten mitteilen. Durch die freiwillige Übermittlung dieser Daten erklären Sie sich mit der Verarbeitung dieser besonderen personenbezogenen Daten durch uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses einverstanden.

II.         Bewerberpool und Kontaktaufnahme

Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten, um Sie zukünftig elektronisch über für Sie interessante Stellenausschreibungen zu informieren. Dies geschieht allerdings nur auf Ihren Wunsch und nach Ihrer vorherigen Einwilligung, Ihre Kontaktdaten für diesen Zweck zu verwenden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG.

III.        Pre-Employment-Screening

1.         Geldwäscheprüfung 

Als Kreditinstitut sind wir zu erhöhten Sorgfaltspflichten bei der Auswahl unserer Beschäftigten verpflichtet. Daher müssen vor der Begründung eines Arbeitsverhältnisses Überprüfungen im Hinblick auf die geldwäscherechtliche Zuverlässigkeit erfolgen, soweit Sie sich für eine Position bewerben, die grundsätzlich dazu geeignet ist, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung Vorschub leisten zu können.

Zu diesem Zweck erheben wir u.a. die folgenden Daten von Ihnen:  

• Polizeiliches Führungszeugnis
• Personalausweis

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG, nur im Sinne des Gesetzes zuverlässige Mitarbeiter einzustellen sowie die Erfüllung unserer Compliance-Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO; Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

2.         Sanktionslistenprüfung

Wir verarbeiten ihre personenbezogenen Daten für den Abgleich mit Sanktionslisten. Der Abgleich erfolgt auf Basis unserer berechtigten Interessen an der Einhaltung des Bereitstellungsverbotes, wonach geschäftliche Beziehungen zu bestimmten Ländern und/oder Personen wie auch das zur Verfügung stellen von Finanzmitteln und/oder wirtschaftlichen Ressourcen gegenüber diesen Ländern und/oder Personen untersagt sind. Auf den Sanktionslisten sind diese Personen und/oder Länder aufgeführt. Der Abgleich ermöglicht es uns zu dokumentieren, dass wir das Bereitstellungsverbot einhalten und mit Ihnen ein Beschäftigungsverhältnis eingehen dürfen.

Hierzu verarbeiten wir in einem ersten Schritt ihren Namen und das Land des Wohnsitzes für einen Abgleich mit den Sanktionslisten. Finden wir keinen entsprechenden Eintrag ist die Überprüfung ohne weitere Konsequenzen für Sie abgeschlossen. Wenn wir einen Eintrag finden, verifizieren wir diesen in einem zweiten Schritt und nutzen dafür Informationen zu uns bekannten geschäftlichen Aktivitäten, das Geburtsdatum und die Staatsangehörigkeit. Können wir Ihnen den Eintrag auf der Sanktionsliste dann nicht zuordnen ist die Überprüfung ohne weitere Konsequenzen für Sie abgeschlossen. Können wir Ihnen den Eintrag auch nach der zweiten Stufe zuordnen, informieren wir Sie über dieses Ergebnis, geben Ihnen Gelegenheit, sich zu dazu zu äußern und werden Ihre Äußerung zu dem Ergebnis des Sanktionslistenabgleichs für unsere Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses berücksichtigen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Einhaltung des Bereitstellungsverbotes nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO; die Prüfung ist insoweit auch erforderlich, um ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen zu können, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO; Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

IV.       Einhaltung sonstiger gesetzlicher Pflichten

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder die Prüfung Ihrer Arbeitserlaubnis.

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

V.        Rechtsdurchsetzung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem gegebenenfalls, um unsere Rechte geltend machen und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen zu können. Ebenfalls verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu diesem Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir Straftaten verhindern oder aufklären. Hierin liegt auch unser berechtigtes Interesse.

C. Empfänger der zuvor genannten personenbezogenen Daten

Innerhalb der DEG erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten bei Bereitstellung außerhalb der DEG können sein:

• Online-Plattform zur elektronischen Einreichung der erforderlichen Unterlagen

• Online-Plattform zur elektronischen Absolvierung eines Eignungstests, sofern dieser zum um Verfahren der Position gehört, um die Sie sich beworben haben

Sofern einer der o.g. Empfänger personenbezogene Daten im Auftrag der DEG verarbeitet, geschieht dies nur auf Basis angemessener vertraglicher Vereinbarungen, die die an die DEG gestellten Datenschutzpflichten auch auf den Empfänger übertragen. Werden die Daten einem der o.g. Empfänger so zur Verfügung gestellt, dass dieser selbst für die weitere Datenverarbeitung verantwortlich ist, so werden auch hier angemessene vertragliche Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten getroffen und die Übermittlung erfolgt nur, wenn sie gesetzlich legitimiert ist.
 

D. Quellen 

Daten, die wir nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, erhalten wir aus den folgenden Quellen, soweit rechtlich zulässig:

• Behörden oder anderen staatlichen Stellen, z.B. Finanzämter, Arbeitsagenturen,

• Personalvermittlungsagenturen,
• Ihren früheren Arbeitgebern, wenn Sie zugestimmt haben, dass wir diese Rahmen Ihres Einstellungsverfahrens kontaktieren.

E. Übermittlung an ein Drittland und/oder eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Abwicklung unserer vertraglichen Beziehungen erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standarddatenschutzklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. Auch andere Empfänger, wie z.B. verbundene Unternehmen oder Vertragshändler, werden (soweit erforderlich) entsprechend durch EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet. Alternativ übermitteln wir die Daten auf Basis eines bestehenden Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder von Binding Corporate Rules.

F. Speicherdauer

Ihre Daten werden bis zum Abschluss Ihres Bewerbungsverfahrens gespeichert. Danach werden nach Ablauf von sechs Monaten alle Bewerbungsunterlagen gelöscht und der Personenbezug Ihres Profils entfernt, sofern wir Ihnen eine Absage erteilt haben. Im Falle einer Zusage, werden Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet. Informationen hierzu erhalten Sie in der Datenschutzerklärung für Beschäftigte.

Sollten Sie uns Ihre Einwilligung zur Aufnahme Ihrer Daten in unseren Bewerberpool erteilen, bleiben Ihre Daten solange jeweils für ein weiteres Jahr gespeichert, bis Sie diese Einwilligung widerrufen.

Längere Speicherfristen können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor einer Behörde notwendig sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Dabei speichern wir Ihre Daten zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten zunächst für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten können sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz ergeben. Diese können zwei bis zehn Jahre betragen. Eine weitergehende Speicherung kommt sodann ggf. zur Rechtsdurchsetzung in Frage.

Zum Zwecke der eventuellen Rechtsdurchsetzung speichern wir Ihre personenbezogenen Daten bis zum Abschluss der jeweiligen Auseinandersetzung, Anspruchsabwehr, Rechtsverfolgung, Ermittlungen, etc.. Die Verjährungsfrist von Ansprüchen beträgt in der Regel zwischen ein und drei Jahren, kann aber auch bis zu dreißig Jahre betragen.

G. Pflicht zur Bereitstellung der zuvor benannten personenbezogenen Daten

Bei einigen personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit des Bewerbungsverfahrens mitteilen, ist die Bereitstellung dieser Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben bzw. für die Begründung bzw. die ordnungsgemäße Durchführung Ihres später ggfs. zustande kommenden Arbeitsvertrages erforderlich. Sie sind deshalb verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wir weisen Sie darauf hin, dass, wenn Sie uns diese personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, dies zur Folge haben kann, dass wir Sie nicht für das weitere Bewerbungsverfahren berücksichtigen können bzw. nicht bei uns einsetzen können.

 
 
H. Automatisierte Entscheidungsfindung/ Profiling

Eine Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling findet nicht statt.
 
I. Betroffenenrechte

Ihnen stehen uns gegenüber folgende Rechte zu, die Sie jeweils gegenüber der unter Ziffer 1 benannten Stelle oder unserer Datenschutzbeauftragten geltend machen können:

•        Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, ihre Rechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten.

• Recht auf Berichtigung: Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

• Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.

• Widerspruchsrecht: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

• Widerrufsrecht: Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.

•  Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für uns zuständigen Landesdatenschutzbehörde erreichen Sie unter: 

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestr. 2-4

40213 Düsseldorf

Telefon: 0211/38424-0

Fax: 0211/38424-10

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Wir empfehlen Ihnen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

Haben Sie Fragen, die den Umgang mit lhren personenbezogenen Daten betreffen, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten unter den o.g. Kontaktdaten wenden.

Stand: Juli 2024